Systemoverblik som dialogredskab
Det er svært at overskue konsekvenserne af teknologisk udvikling. Hvad betyder de teknologier, vi får i hænderne i dag for vores muligheder som mennesker og virksomheder i morgen?
Vi ved det ganske enkelt ikke. Som en kunde sagde: ”Vi har rigelig teknologi – udfordringen er kultur”. Vi har brug for at tale sammen om retningen og de enkelte skridt i retningen, vi går.
En direkte konsekvens af udviklingen er et skifte, der er på vej i måden, vi anskaffer teknologi. Der er en enighed i markedet om, at hvor vi hidtil har fokuseret meget på selve systemanskaffelsen, teknologien og funktionaliteten, så fokuserer vi i stadig højere grad på behov, værdiskabelse, processer og det samspil, som teknologien kan hjælpe os med at understøtte.
Dermed kommer det også til i højere grad at handle om nye anskaffelsesmodeller, projektmetoder og designprocesser, før vi taler teknisk løsning - tekniske muligheder. Eller måske handler det om at tale teknisk løsning som en del af en organisatorisk forandring.
For at den dialog skal blive frugtbar (forandring med teknologisk fundament) er vi nødt til at give nogle redskaber, der kan give alle en vis forståelse af, hvad der foregår på systemsiden. Et overblik – noget at tale ud fra uden at være teknisk kyndig.
I konkrete sager har vi oplevet, at selvom vi måske udskyder dialogen om den tekniske løsning, så er der meget mening i at have et godt overblik over, hvordan virksomhedens systemer hænger sammen. Med det overblik i hånden kan vi tale om både muligheder og konsekvenser af de gode ideer, der måtte komme. Det kan ganske enkelt i sig selv være befordrende for idéskabelsen, at der er et overblik over systemerne, især for de mindre teknisk kyndige medarbejdere. Med et godt overblik kan vi tage teknikken ud af dialogen og tale forretningsmuligheder og stadig gøre det med en vis indsigt i systemer. Indsigt baseret på anvendelse og sammenhæng.
”Vi har rigelig teknologi – udfordringen er kultur”
Mange virksomheder har systemhåndbøger. En systemhåndbog er ofte et værk af et vist omfang. Det beskriver det enkelte systems opbygning og anvendelse. Så det er ikke fordi, systemer ikke er beskrevet. Det, der ofte mangler, er overblikket.
Hvordan skaber man sig overblikket?
Når vi løser en sådan opgave, er det med en meget pragmatisk tilgang. Hovedreglen er at tegne et systemlandskab på en enkelt side. En one-pager. Hvert system eller system-del får sin egen grafiske repræsentation – en boks.
Vi starter som regel med de store kernesystemer – f.eks. ERP systemet. Ud fra boksen er der ind- og udgående pile svarende til de data, der sendes og modtages til/ fra andre systemer. Dette kan forfines til at indeholde andre typer af information (datatyper el. lign.) men en central pointe er at holde overblikket enkelt.
Som tillæg til system one-pageren laver vi som regel en tabel med en kort beskrivelse af typen af integration, datatypen, opdateringsintervaller mv. Det er heller ikke her den dybe analyse, vi går efter. Det er overblikket, som kan understøtte dialog og mulig forandring.
Med overblikket og den korte beskrivelse kan de fleste i forretningen tage en snak om muligheder og barrierer. Samtidig kan systemfolk på kort tid overordnet lave en vurdering af en evt. tilpasning. Overblikket kan også være med til at sikre, at alle tvinges til at tænke i helhed og ikke enkeltsystem, når der skal udstikkes ny retning.
Det gælder på systemsiden, som på menneskesiden: Vi må have skabt fælles billeder, der kan skabe dialog og retning. Derfra tager vi sammen de skridt, der over tid skaber egentlig transformation.
